TEMA N°2
2- Una empresa de auditoria que esta programando expandirse internacionalmente nos a solicitado exponer los siguientes aspectos.: ¿Qué es la gestión del conocimiento? ¿Cuál es nuestra definición de gestión del conocimiento? ¿Como se puede aplicar a una empresa de auditoria? ¿Qué herramientas debemos aplicar .
QUE ES GESTION DEL CONOCIMIENTO
En la investigación encontramos varias definiciones de la gestión del conocimiento.
Estas líneas pretenden ser una primera aproximación a los conceptos relacionados con la Gestión del Conocimiento. Es normal que cualquier persona que se acerca a la disciplina se pierda en una gran maraña de conceptos aparentemente similares. Unos hablan de Gestión del Conocimiento, otros de aprendizaje organizacional, algunos de Capital Intelectual, e incluso de activos intangibles. Sin duda, la terminología no ayuda a aclarar de qué estamos hablando. A veces se introducen los mismos conceptos con denominaciones diferentes. Vamos a intentar aclarar a qué nos referimos cuando los mencionamos.
La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.
Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.
En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.
En detalle, se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones , así como reducir el riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a disciplinas tales como inteligencia intelectual. Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.
El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo" o "aprendizaje organizacional", tiene principalmente los siguientes objetivos:
Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente.
Facilitar la creación de nuevo conocimiento.
Apuntalar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de organizaciones para lograr un mejor desempeño en la empresa.
La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del Conocimiento) ha existido siempre como proceso en las organizaciones. De manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y los programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativos, de Wiki , y de otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de información
La Gestión del Conocimiento es un concepto muy moderno. Tanto que quizás no esté suficientemente bien definido como para ser dominado. Pero es un concepto clave para el éxito de las Empresas, y de sus componentes.Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar familiarizarse con una serie de conceptos importantes. Para entenderlos enteramente y organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos de aplicación regular y constante.La Gestión del Conocimiento es un concepto muy moderno. Tanto que quizás no esté suficientemente bien definido como para ser dominado. Pero es un concepto clave para el éxito de las Empresas, y de sus componentes.La Gestión del Conocimiento es un concepto muy moderno. Tanto que quizás no esté suficientemente bien definido como para ser dominado. Pero es un concepto clave para el éxito de las Empresas, y de sus componentes.Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar familiarizarse con una serie de conceptos importantes. Para entenderlos enteramente y organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos de aplicación regular y constante.Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar familiarizarse con una serie de conceptos importantes. Para entenderlos enteramente y organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos de aplicación regular y constante.Misión: Son las actividades desarrolladas por un grupo de personas conjuntadas. Un “equipo de trabajo” dirigido por un especialista elegido y creado para una gestión determinada, que luego pueden retornar a sus puestos. Secuenciadas esas actividades de una manera determinada, estudiada, para mejor conseguir un objetivo que hemos fijado porque nos interesa conseguir. Por importante.Gestión: Conjunto de trámites y estudios que deben realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientes conocimientos. Para así entender mejor la situación actual, los entornos y el mejor futuro para la Empresa.Conocimiento: Significa ser capaz de discernir lo que se percibe, pero encontrando las diferencias que existan. Entendiendo lo que son y no son. Sabiendo que tenemos dos áreas: la específicamente técnica, y la referida a los valores éticos y emocionales. Por ello el Conocimiento únicamente técnico, no es suficiente ni válido si no va acompañado del de los principios de los valores éticos y emocionales.Las personas deben tener ambos conocimientos, porque así serán capaces de tomar decisiones verdaderamente útiles, por acertadas y adecuadas.El Conocimiento científico, la gnosis de los griegos, es lo que permite fabricar, construir, inventar.La sabiduría, es el Conocimiento de los valores éticos y de los emocionales.
Lo que nos permite saber cuando sí, o no, se deben utilizar y en qué mejor manera.Pero en la Gestión del Conocimiento, y por ello mismo, no debemos pararnos en el Conocimiento. Tenemos que comunicarlo a toda la Empresa, para que sea ella el verdadero sujeto.Pero para comunicar necesitamos una representación, de manera que pueda llegar a ser captado por todas las personas.Lo que significa un tema complicado, porque pretendemos comunicar conceptos abstractos. Como Innovación, Motivación, Mejora constante, de una organización, e incluso su compromiso de Responsabilidad Social Empresarial.La inteligencia académica no resulta suficiente en éstos casos. Por ello recientemente se habla de Inteligencia Emocional, como el ingrediente necesario, imprescindible diríamos, para los nuevos empleos ejecutivos y directivos.Lo que preocupa ahora es la utilización que del Conocimiento hagan las personas, el equipo de trabajo que lo dispone. Por ello la formación y conjunción de equipos de trabajo a cuya disposición se ponen los Conocimientos, reviste una importancia capital para la empresa.Los temas de Conocimientos, gnosis, técnicos pueden externalizarse, e incluso obligadamente por factores económicos abrumadores. El modelo de “Empresa extendida”, externalizadas, es un signo de los tiempos que debemos aceptar precisamente para sobrevivir.
La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.
En este momento deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos.
Hay que reconocer que, en realidad, lo que fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar los datos (modelos mentales, modelos organizacionales), nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólo podemos conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia)
En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.
Que es el conocimiento y el capital intelectual.
¿Qué es el conocimiento?. Esta pregunta ha sido considerada por las mentas más privilegiadas del pensamiento occidental, desde Aristóteles y Platón hasta la actualidad.
Recordemos una cita de Platón: “Supongamos ahora que en la mente de cada hombre hay una pajarera con toda suerte de pájaros. Algunos en bandadas aparte de los demás, otros en pequeños grupos, otros a solas, volando de aquí para allá por todas partes... Podemos suponer que los pájaros son tipo de conocimiento y que cuando éramos niños este receptáculo estaba vacío; cada vez que un hombre obtiene y encierra en la jaula una clase de conocimiento, se puede decir que ha aprendido o descubierto la cosa que es el tema del conocimiento; y en esto consiste saber”.
El diccionario define conocimiento como: “El producto o resultado de ser instruido, el conjunto de cosas sobre las que se sabe o que están contenidas en la ciencia”. El diccionario acepta que la existencia de conocimiento es muy difícil de observar y reduce su presencia a la detección de sus efectos posteriores. Los conocimientos se almacenan en la persona (o en otro tipo de agentes). Esto hace que sea casi imposible observarlos.
Para
Muñoz Seca y Riverola (1997) el “conocimiento es la capacidad de resolver un determinado conjunto de problemas con una efectividad determinada”.
El Conocimiento es un conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones puestas dentro de un contexto y de una experiencia, que ha sucedido dentro de una organización, bien de una forma general o personal. El conocimiento sólo puede residir dentro de un conocedor, una persona determinada que lo interioriza racional o irracionalmente.
Como vemos existen múltiples definiciones de conocimiento, desde las clásicas y fundamentales como una creencia cierta y justificada, a otras más recientes y pragmáticas como una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción (
Davenport y Prusak, 1998 ).
Capital Intelectual:
Bien, ¿y qué es el Capital Intelectual?. El Capital Intelectual, es un concepto casi contable. La idea es implementar modelos de medición de activos intangibles, denominados habitualmente modelos de medición del Capital Intelectual. El problema de estos modelos es que dichos intangibles no pueden ser valorados mediante unidades de medida uniformes, y por lo tanto, no se puede presentar una contabilidad de intangibles como tal. De cualquier forma, la Medición del Capital Intelectual, nos permite tener una foto aproximada del valor de los intangibles de una organización. Lo interesante es determinar si nuestros intangibles mejoran o no (tendencia positiva).
Por supuesto, no nos interesa analizar la tendencia de todos los activos intangibles de la organización, ya que sería un trabajo imposible de realizar en un periodo razonable de tiempo. El objetivo es determinar cuales son los intangibles que aportan valor a la organización y posteriormente realizar un seguimiento de los mismos.
Una vez que hemos introducido el concepto de Capital Intelectual, podemos definir de nuevo el concepto de Gestión del Conocimiento de una forma más precisa: conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo.
En conclusión de esta definición es que El aprendizaje organizativo, la Gestión del Conocimiento y la Medición del Capital Intelectual son conceptos relacionados y complementarios. En pocas palabras, el aprendizaje organizativo es la base de una buena Gestión del Conocimiento, y la Gestión del Conocimiento es la base para la generación de Capital Intelectual y capacidades organizativas.
El sistema de Gestión del Conocimiento se define como una infraestructura creada por la organización para implantar los procesos y los procedimientos que, actuando sobre una base de datos , de información y de conocimientos estructurada en torno a la problemática de innovación de los usuarios , permitan la utilización del capital intelectual de la organización para generar los servicios y los productos necesarios para contribuir al aumento de la competitividad de sus empresas clientes.
Cual es nuestra definición de gestión del conocimiento
Para mi la gestión del conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la Sociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y de La competitividad de las empresas, y por lo tanto su supervivencia, depende de que esta gestión del conocimiento pueda preservarse y utilizarse de forma eficiente.
También la Gestión del Conocimiento es el arte de crear valor a partir de los activos intangibles de una organización.
La Gestión del Conocimiento está relacionada con el uso de la información estratégica para conseguir los objetivos de negocio. La gestión del conocimiento es la actividad organizacional de creación del entorno social e infraestructura para que el conocimiento pueda ser accedido, compartido y creado.
La Gestión del Conocimiento es la identificación, optimización y gestión dinámica de los activos intelectuales en forma de conocimiento explícito o tácito poseído por personas o comunidades.
La Gestión del Conocimiento pretende poner al alcance de cada empleado la información que necesita en el momento preciso para que su actividad sea efectiva.
COMO SE PUEDE APLICAR EN UNA EMPRESA DE AUDOTORIA
Primero que nada realizaremos la investigación de que es una auditoria la cual nos permitirá relacionar la gestión del conocimiento en la auditoria.
La definición de auditoria La auditoría puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.
Para poder aplicar una gestión de conocimientos en una empresa de auditoria, debemos tener la capacidad de saber distintos conceptos así como Las oportunidades de creación de valor que posee la organización, Los conocimientos que va necesitar la organización para competir a futuro, la gestión que se deben tener para mejorar , si realmente los clientes y proveedores se integraran a este proceso, aquí también entraría lo que llamamos como inteligencia intelectual de los trabajadores para así que también aprendan de este proceso.
Ahora que ya sabemos algunos factores tendremos que aplicar distintas investigaciones para así relacionar e investigar a fondo la organización.
Ya analizado el intercambio y la transferencia de conocimientos se realiza un informe de la gestión del conocimiento, que reflejará las fortalezas y debilidades de la gestión del conocimiento.
Finalmente, se establecen una serie de recomendaciones a seguir por la empresa resultado de las áreas de mejora encontradas. Se dibujan, así mismo, Ejes de Trabajo que definen líneas de acción en las que las empresas pueden dedicar esfuerzos y recursos para impulsar la gestión del conocimiento en su organización.
QUE HERRAMIENTAS DEBEMOS APLICAR PARA AFRONTAR EL DESARROLLO
Las herramientas que debemos aplicar para asi afrontar el desarrollo de la gestion de conocimiento en una empresa de auditoria son las siguientes :
Sistemas de Gestión de Documentos
Intranet
Internet
EIS (Executive Information System)
DDS (Digital Data Storage)
Distribución de Información Personalizada
Portales corporativos
Buscadores
Sistemas de Filtrado y Distribución de Información
Sistemas de Trabajo en Grupos: Groupware
Sistemas de Flujos de Trabajo: Workflow
Datawerehouse o Almacenes de Datos
ERP: Enterprise Resourse Planning
CMR: Customer Relationship Management
Minería de Datos